Gestión Documental

Optimiza y organiza la información de tu empresa cumpliendo con la normativa vigente.

Gestión documental para empresas
La gestión documental es un proceso fundamental para el correcto manejo de la información corporativa, las empresas deben implementar buenas practicas y cumplimiento de estandares y normativas regulatorias.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un conjunto de procesos y prácticas que permiten administrar de forma eficiente la información de una organización, desde su creación hasta su disposición final. En Asedoc implementamos soluciones integrales para empresas públicas y privadas, asegurando la organización, conservación y digitalización de documentos de acuerdo con la normativa colombiana y estándares internacionales.

  • Diagnóstico integral de archivos
  • Implementación de Tablas de Retención Documental (TRD)
  • Procesos de digitalización
  • Conservación y disposición final

Beneficios de nuestra gestión documental

Seguridad

Protección de la información sensible bajo normativas vigentes.

Eficiencia

Procesos ágiles que reducen tiempos en búsqueda y consulta.

Sostenibilidad

Reducción del uso de papel y optimización de recursos.

Normativa en Gestión Documental

En Colombia, tanto las entidades públicas como las privadas están obligadas a implementar programas de gestión documental conforme a los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN).

  • Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos: establece principios y procesos para la gestión documental en el país.
  • Acuerdo 060 de 2001 – Obliga a las entidades a formular y aplicar Tablas de Retención Documental (TRD).
  • Decreto 1080 de 2015 – Régimen único reglamentario del sector cultura, que incluye directrices archivísticas.
  • ISO 15489 – Norma internacional que regula los sistemas de gestión documental aplicables en cualquier organización.
Gestión documental para empresas
La normativa colombiana exige a las empresas implementar los procesos de gestion documental, con fines de transparencie, accesibilidad e integridad de la información.
Gestión Documental y la SIC

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) exige a las empresas garantizar la transparencia, protección de datos y trazabilidad de la información. Implementar una gestión documental robusta no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también fortalece la confianza de clientes, colaboradores y aliados estratégicos.

Procesos de Gestión Documental

Gestión documental para empresas
El PGD enmarca los procesos de gestión documental.

La gestión documental abarca un ciclo vital de los documentos que garantiza la organización, conservación y disposición final de la información.

  • Producción: creación y recepción de documentos.
  • Gestión y trámite: manejo administrativo de los documentos en su fase activa.
  • Organización: clasificación, ordenación y descripción de los documentos.
  • Transferencia: envío de documentos a fases semiactivas o inactivas.
  • Disposición final: conservación permanente o eliminación autorizada.

Sistemas Electrónicos de Gestión Documental (SGDEA)

Los SGDEA permiten a las organizaciones administrar sus documentos en formato digital, garantizando la autenticidad, integridad, disponibilidad y conservación a largo plazo.

  • Digitalización: conversión de documentos físicos a electrónicos.
  • Gestión de metadatos: clasificación y descripción de documentos para su recuperación.
  • Control de acceso: definición de roles y permisos de usuarios.
  • Conservación digital: estrategias de preservación a largo plazo.
  • Cumplimiento normativo: alineados con la Ley 527 de 1999 (firma digital) e ISO 30301 (sistemas de gestión para documentos).
Gestión documental para empresas
Sistema de Gestión Documental y Archivística.

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