Por que son necesarias las TRD
Las Tablas de Retención Documental (TRD)Tablas de Retención Documental (TRD) son herramientas esenciales en la gestión documental, ya que establecen los tiempos de permanencia de los documentos en las diferentes fases de su ciclo de vida: archivo de gestión, central e histórico. Su aplicación permite cumplir con los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN) y garantizar procesos organizados de conservación, disposición final y recuperación de la información. Así, las entidades públicas y privadas pueden optimizar recursos, reducir riesgos y asegurar la trazabilidad de la información en el marco normativo vigente.
Beneficios principales
- ✔️ Definen plazos de conservación y disposición final de los documentos.
- ✔️ Aseguran la transparencia y la rendición de cuentas en las organizaciones.
- ✔️ Facilitan el acceso a la información y fortalecen la memoria institucional.
- ✔️ Cumplen con los requisitos legales y normativos aplicables en Colombia.
Como se realizan las TRD
La elaboración e implementación de las TRD debe estar a cargo de equipos interdisciplinarios que incluyan gestores documentales, archivistas y responsables de procesos, asegurando que cada documento tenga un tratamiento adecuado según su valor administrativo, legal, fiscal o histórico.
Tengamos en cuenta que...
La gestión documental sin TRD es como una biblioteca sin catálogo: difícil de administrar, con riesgo de pérdida de información valiosa y sin control sobre su ciclo de vida.
